第一章  总　则

第一条 为规范学校货物和服务采购行为，促进招标采购工作的科学、公正和廉洁，根据《中华人民共和国招标投标法》（2023年修正）（中华人民共和国主席令第86号）《中华人民共和国招投标法实施条例》(2019年3月2日发布）（中华人民共和国主席令第709号）等有关文件规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校各单位使用财务处统一管理的财政性资金和非财政性资金进行货物和服务的采购行为。本办法提及的货币单位均为：人民币（元）。

第三条 学校各单位应加强采购计划和预算管理，科学、准确地编制采购计划和预算。定期集中、汇总采购项目，尽可能压缩采购批次，降低采购成本，提高采购质量。

第四条 采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则, 参与采购活动的工作人员要从学校利益出发，力求节约，以对学校利益高度负责的精神，高效、廉洁履行职责。

第二章  招标采购管理职责

第五条 采购活动中的重大事项，由校长办公会、党委会及董事会研究决定。

第六条 基建与资产管理处是经学校授权的货物和服务采购执行部门，负责全校货物和服务采购活动的组织与实施。其主要职责有：

（一）制订学校采购和招标的有关管理规定及其实施办法；

（二）审查并接收用户部门已报批完备的货物或服务购置申请，根据批复意见，按照相关规章制度要求，组织实施采购工作；

（三）在相关工作人员的监督下抽取评审专家参加开标、评标会；

（四）跟进合同双方的履约进度，及时向相关部门反馈；

（五）协调处理采购过程中出现的各种纠纷，协助相关部门处理投诉事宜；

（六）整理保管采购过程的全套资料档案，并按学校档案管理有关规定，将单价在10万元及以上的项目资料档案及时移交学校档案室；

（七）协助用户部门办理进口设备的减免税报批和报关事宜，按时向海关报送进口减免税货物统计表；

（八）提供采购相关规定的咨询工作。

第七条 用户部门是项目的具体实施单位，其主要职责有：

（一）负责落实采购计划的经费；

（二）负责规范填报设备购置申请表，确定拟采购设备的名称、数量、规格、性能参数、技术指标和售后服务、交货时间、安装调试等要求，做好前期询价工作；

（三）负责及时编报《采购项目需求表》（见附件1）或《零星购置申请表》（见附件2），填写技术指标要清晰准确，表达完整，对填报的内容负责，并符合有关法规要求；

（四）负责与基建与资产管理处商议委派评标、谈判代表候选名单；

（五）负责落实设备使用场地以及场地内的水电、改造及配套设施；

（六）按照合同约定时间及时组织项目负责人员依合同对采购项目进行验收，签发验收合格的书面证明或不合格的说明文件，按合同约定付款，发现问题及时向基建与资产管理处反馈；

（七）负责协助办理进口设备的减免税申报手续，依照海关规定使用进口设备；

（八）负责协助基建与资产管理处做好采购各环节工作；

（九）做好供应商的评价反馈工作；

（十）应严格执行国家和学校的有关采购规定，不得将必须招标的项目采取化整为零或其他方式规避招标。

第八条 财务处是学校采购工作的经费管理部门，采购环节中投标保证金、履约保证金、质量保证金、合同货款等收支按合同约定和财务部门有关规定执行。

第九条 采购活动的全过程受学校监督部门的监管。

第三章  采购方式

第十条 为有效避免资产闲置，提高资产使用效率，学校资产采购实行“先调剂、后购置”的原则进行。采购方式的选择及相应采购金额如下：

（一）经费来源为学校自筹资金的：

1． 20万元以下的项目，由基建与资产管理处组织询价采购或网上竞价采购；

2． 单项或批量预算金额在20万元及以上的项目采用网上竞价采购、竞争性谈判、竞争性磋商、邀请招标等方式采购。

（二）经费来源为财政资金的：

参照《中华人民共和国招标投标法》执行。

第十一条 本办法所称的邀请招标，是指适用于成本限额＞20万元的项目招标。由基建与资产管理处根据候选单位的资质、业绩等综合实力，选择满足2N+2的合格投标单位（N为本次招标中标家数），向其发出投标邀请，邀其参加投标竞争，从中选定中标单位（具体操作详见邀请招标程序）。

本办法所称的网上竞价采购，是指通过桂林信息科技学院竞价采购网发布申购信息、接受注册供应商网上报价、选择成交供应商、网上公布成交结果等全过程活动的总称。网上竞价采购是高效、透明地对零星货物等采购进行货比三家的手段，是采购的重要补充形式。

第十二条 实施简易询价及邀请招标采购方式的，应遵循下列程序：

（一）招标立项。需要招标采购的项目应提前30天填报购置申请（最终递交时间以购置申请编写合格后正式递交至基建与资产管理处之日为准）。因提出采购申请不及时而影响使用的，由用户部门自行负责。

（二）招标文件的编制。招标文件标准模板由基建与资产管理处组织起草，经各相关领导流转审批。

（三）发标与招标答疑。招标文件审批后，由基建与资产管理处经办人按审批通过的“入围单位名单”直接发放给投标单位/通过基建与资产管理处招标邮箱直接发送给投标单位。所有的招标资料以基建与资产管理处发放给投标单位为准（为避免串标，需逐一发送邮件，禁止群发）。

如投标单位对招标文件内容无法理解或招标文件存在模糊、错误、遗漏等问题，对投标单位书面提出的一切问题，基建与资产管理处应将各投标单位提出的疑议文件统一汇总，发给需求部门、有关职能部门等相关部门进行解答，重要招标须组织招标答疑会。超过招标文件约定的答疑截止时间提交的疑议文件，招标单位可不予答复。

（四）现场踏勘（如有）。

1． 如有必要组织现场踏勘的，由基建与资产管理处统一安排；

2． 应将投标单位分别安排在不同的时间段进行现场踏勘，避免投标单位相互见面。

（五）样品封存（如有）。根据招标立项需求，需要投标单位提交标书的同时提交材料样品的，由相关需求部门或职能部门负责提供招标采购样板，基建与资产管理处可根据相关需求部门或职能部门提供的采购样板从成本控制角度提出样板修订、替代样板意见或推荐替代样板，基建与资产管理处对投标单位提交的每种材料样板须贴标签，交由相关需求部门或职能部门对样品进行评定，定标后，将中标单位的材料样板移交相关需求部门或职能部门留样保存。

（六）开标。

原则上应在招标文件规定的时间统一开标，所有的投标文件需回纸质投标文件/采用电子回标形式。所有投标单位在约定时间内回标后，技术标和商务标分别开标。技术标由基建与资产管理处、财务处或其他非相关部门不少于2人共同开标；商务标由基建与资产管理处、财务处或其他非相关部门不少于3人共同开标。开标过程记录须严格保密，定标前的结果不得透露基建与资产管理处以外人员。开标时应先开技术标，对技术标进行评标后，再开商务标进行评标，技术标评审不合格的单位，其商务标不予开启。在开标时出现下列情形之一的应当作为无效投标：

1． 投标文件未按招标文件的要求予以密封；

2． 投标文件中的投标函未加盖投标单位的企业公章及企业法定代表人签章，或者企业法定代表人的委托代理人没有合法、有效的委托书原件及委托代理人签章；

3． 投标单位擅自修改投标函、承诺函的内容或投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认；

4． 未按约定的期限交纳投标保证金（如有）；

5． 未对招标内容作出实质性响应的；

6． 投标文件逾期送达的/逾期未发送至“基建与资产管理处投标邮箱”的。

（七）清标与澄清。

对投标文件的疑问，应向投标单位提出质询，清标的内容应清晰、明确，经汇总完全部资料后发给相关投标单位，并要求其书面澄清回复。

1． 根据对各投标单位的投标文件内的技术标、商务标清标的分析结果，存在的技术不满足要求，清单的缺项、漏项及报价清单各子项的不平衡报价需要当面澄清的，由基建与资产管理处组织各投标单位进行议标澄清。议标时需要当面进行澄清的内容，须当场形成议标纪要文件，经过双方会签后归档备查。

2． 商务标澄清遵循总价不变原则。投标单位对标书的清单缺项、漏项、计算错误及清单各子项的不平衡报价情况，投标总价不变，必须调整不平衡报价，否则应不予接受。

3． 各轮商务回标、议标，回标总价不得高于前一轮回标总价，否则应不予接受。

4． 经基建与资产管理处清标，在剔除因招标单位修改施工图纸、招标范围、招标条件，以及因大宗材料价格波动等因素对报价的影响后，投标单位后一轮总价仍高于前一轮总价时，其后一轮投标按无效标进行处理。

5． 各投标单位每轮回标后，由基建与资产管理处对各家的价格进行清标分析，并填写比价分析表。

（八）评标办法。

合理低价评标法：原则上一律采用合理低价评标法。在保证满足技术指标及同等标准的基础上，以价格为主要评价指标。对于技术、性能没有特殊要求的招标项目，原则上应采取合理低价评标法（有明显证据证明投标单位报价显著低于其他单位除外）。评审过程如需修订投标价的，修订过程和依据应在评标报告中明确。

（九）商务标谈判。原则上技术标评审合格，按商务标开标结果，选择按定标原则规定符合本次招标进入二轮的有效投标单位进行商务谈判；二轮回标后，选择最低价及次低价的两家有效投标单位进行商务谈判及调整不平衡报价后确定中标单位。（目标成本≤500万，次低价单位高于最低价单位15%不进行约谈；＞500万，次低价高于最低价10%不进行约谈。）

谈判要求邀请对方决策人员参加。谈判结束后要求各投标单位以书面形式进行密封回标。

基建与资产管理处组织商务谈判需及时就谈判情况填写谈判记录，参与人员会签、确认、存档。

（十）定标。

根据最终的评审结果，基建与资产管理处经办人编制本次招标的定标报告/定标呈报，详细说明该次招投标活动的过程，提交定标审批。所有的定标呈报必须上传招标采购申请、开标会议签到表、投标文件符合性审查表、投标单位商务报价记录表、弃标函、招标议标记录表、商务清标分析对比表、技术标评标记录/技术标评分汇总表、定标会议纪要等所有有关本次招标全过程资料。

定标呈报完成后，向中标单位发出中标通知书，同时将中标结果以感谢函形式通知其他投标单位。

中标单位有下列行为之一的，该中标无效，可以不与中标单位签订合同：

1. 中标单位与其他投标单位串通进行投标的；

2. 中标单位以他人的名义进行投标的；

3. 中标单位弄虚作假，以不真实信息骗取中标的；

4. 施工招标的中标单位与公司已选定的建设监理单位有关联关系的；

5. 法律法规规定的其他损害公司利益和社会公共利益的。

（十一）合同签订。根据定标审批结果，由基建与资产管理处经办人进行合同组卷，基建与资产管理处经办人负责按照招标文件中的合同条件、招标过程中中标单位的相关承诺，拟定合同，与中标单位洽谈后，提交合同审批流程，审批通过后方可签订合同。

第十三条 实施网上询价和网上竞价采购方式的，应遵循下列程序：

（一）成立采购小组。采购小组由用户部门代表、基建与资产管理处人员以及有关专家组成。

（二）采购小组应对采购项目的价格构成和评定成交的标准事项做出规定。参与报价或竞价的供应商应不少于3家。

（三）供应商应在规定时间内递交加盖公章的报价文件（可以是密封件，电子扫描件或传真件）。

（四）确定成交供应商。采购小组根据评定成交的标准确定成交供应商。

第十四条 符合下列情形之一的货物和服务，经董事长同意后可采用单一来源方式采购：

（一）只能从特定供应商处购买，或者供应商拥有专有权，而无其他合适替代的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（二）原采购货物的后续维修、零配件供应、更换必须向原供应商采购的；

（三）购买旧设备；

（四）从残疾人机构、慈善机构采购的；

（五）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要从原供应商处添购；

（六）其他如需采用单一来源采购的项目，用户部门应提请董事长同意后执行。

第十五条 符合下列情形之一的货物和服务，经分管校领导和项目领导小组审批同意后，用户部门可自行采购，在完成采购当月，将采购申请和发票复印件交基建与资产管理处存档，确保采购流程资料的真实合理性。

（一）涉及国家安全和国家秘密的；

（二）疫情防控、抢险救灾等突发应急的；

（三）法律、行政法规或上级政府部门、学校有规定的。

第四章  采购申请和受理

第十六条 用户部门采购人申请购置货物时，依照学校批准的计划，在落实相应资金后，必须认真负责进行市场调查，详细了解仪器设备的性能、主要技术指标及适用性。所报设备种类、数量、金额不得超出学校已审批的计划范围。

第十七条 用户部门需依类别填写《采购项目需求表》或《零星购置申请表》，写明经费来源，如为财政资金的，必须注明清楚；填写确定设备的标的、数量、参考品牌、规格、性能、技术指标、所询价格和售后服务、交货时间等要求。

第十八条 预算内/预算外申请审批：5万元以下，由用户部门负责人、业务分管校领导、基建与资产处负责人、基建与资产处分管校领导、校长审批；5万元及以上，由用户部门负责人、业务分管校领导、基建与资产处负责人、基建与资产处分管校领导、校长、董事会财务、董事长审批。

第十九条 基建与资产管理处对用户部门提交的《采购项目需求表》或《零星购置申请表》进行审查，根据项目类别及预算金额决定采购方式并及时告知用户。

第二十条 需要公开招标采购的项目应提前90天填报购置申请（最终递交时间以购置申请编写合格后正式递交至基建与资产管理处之日为准）。因提出采购申请不及时而影响使用的，由用户部门自行负责。

第二十一条 用户部门应当采购国内产品，确有需要采购进口产品的，依据学校批准的计划，在落实相应资金后，联系基建与资产管理处报相关资料后，上报校领导审批。审批通过后由基建与资产管理处组织安排相应的招标采购工作。

第二十二条 进口设备采购用户部门应提前至少6个月提出进口设备的采购申请。

第五章  评　审

第二十三条 评审工作由评委专家组负责，评审工作在严格保密的情况下进行，任何单位和个人不得非法干预、影响评标办法、过程和结果。评审工作一般按下列程序进行：

（一）资格性检查；

（二）符合性检查；

（三）澄清有关问题；

（四）比较与评价；

（五）推荐成交候选人或确定成交人。

第二十四条 在招标采购中，出现下列情形之一的，应当宣布招标失败：

（一）符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的（经评标委员会批准的除外）；

（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的；

（三）投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；

（四）因重大变故，采购任务取消的；

（五）投标单位以向招标工作人员行贿等手段谋取中标；

（六）投标单位有串标、以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，骗取中标；

（七）技术标评标不合格或该投标单位应判定为无效标，剩余投标单位数量少于3家。

第二十五条 采购失败后，基建与资产管理处与用户部门沟通，重新安排采购工作。

第六章  合同签订和执行

第二十六条 在采购结果确定后，用户部门应当在30日内签订采购合同。

第二十七条 用户部门需要追加与合同标的相同的货物的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同。

采购人在采购需求具有相对固定性、延续性且价格变化幅度小的采购项目，在年度预算能保障的前提下，可以签订延长履行期限的采购合同。

第二十八条 采购金额在3万元及以上的采购，需签订采购合同。合同审批流程参照学校相关规定执行。

第二十九条 所有合同必须办理完合同签章审批手续后，方可加盖“桂林信息科技学院合同专用章”以达合同生效。未经学校授权，用户部门不得擅自对外签订合同。

第三十条 进口仪器设备由基建与资产管理处委托进出口代理公司签订外贸合同，并代办报关和外贸手续。委托代理合同亦须办理合同签章审批手续之后方可正式盖章。

第三十一条 合同盖章完毕后，基建与资产管理处通知用户部门采购申请人前来领取一份存档，申请人必须作为长期档案加以妥善保存，于货到验收和日后维修时作为依据。

第三十二条 用户部门按合同约定组织验收，具体验收流程及要求按照《桂林信息科技学院仪器设备管理办法》文件执行。

第三十三条 合同执行期间，若发现设备质量故障或技术指标不稳定等情况时，用户部门应及时取证，并依照合同规定通知供货商依据投标文件中售后服务承诺的相应条款进行维修，协商换货或索赔。若协商未果，应及时书面报告基建与资产管理处，协助用户部门处理。

第三十四条 中标供应商的履约保证金退付时间为货物交货验收合格后，由供应商提出书面申请送交基建与资产管理处，由基建与资产管理处申请办理退还履约保证金手续。

第三十五条 免税进口设备属于海关监管货物，在规定的监管期限内（5～8年），不得转卖、出租、转让、抵押、质押、留置等，不得擅自变更设备使用地点。用户部门以往已采购的进口设备若需送往校外维修，必须将情况书面告知基建与资产管理处，由基建与资产管理处向海关请示报告后依照海关处理意见执行，各部门不得擅自将进口设备送出校外维修。

第七章  采购档案保存和管理

第三十六条 采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。

第三十七条 任何单位和个人需要借阅招标档案，必须到基建与资产管理处办理登记手续，借阅完毕后应及时、完整归还。

第八章　管理和监督

第三十八条 基建与资产管理处负责招标采购的日常事务，应做好采购各环节的工作，积极履行职责，维护学校利益。

第三十九条 学校采购全流程接受相关部门的监督，参与学校采购活动的单位和工作人员必须遵守国家的法律法规和学校的有关制度。因超越权限、放弃权力、滥用权利和不履行应尽义务以及违反操作程序等，给学校造成损失或不良影响的，责任人应当承担相应责任。

第四十条 任何单位和个人对采购活动中的违法行为，有权检举，有关部门应当依照各自职责及时处理。

第九章  附　则

第四十一条 本办法自印发之日起施行，由基建与资产管理处负责解释。原《桂林信息科技学院货物和服务采购管理办法》（桂信资〔2022〕1号）同时废止。

附件2 零  星　购　置　申　请　表

                                                                                        填表日期：　　年　　月